Introduction
Pour l’activité de l’entreprise, le document est d’une importance
primordiale : c’est souvent le document qui instruit, qui renseigne ; c’est toujours
le document qui enregistre et retient l’information ; c’est encore le document qui
sert de preuve.
Afin de remplir correctement son rôle, ce document, à la forme et aux
contenus variés, doit être constamment disponible : à tout moment il faut que l’on
puisse déterminer rapidement sa position. Cette exploitation du document
entraîne, dés sa création, de nombreuses manipulations ; c’est pour cette raison
que la connaissance des techniques de classement de l’information est considérée
aujourd’hui comme indispensables pour la pratique de tout métier.
Ainsi à travers ce module, nous allons traiter les techniques du classement
.de l’information selon les règles préconisées par la norme AFNOR
CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT
Définition
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre
méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se
procurer facilement et rapidement l’information recherchée.
Ainsi le classement comporte deux opérations :
• classifier : faire une répartition méthodique par classe, c’est à dire
déterminer :
- les caractères communs selon les quels on regroupe les documents
- le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des
documents.
- l’ordre dans lequel on classera les documents
• classer : effectuer le travail matériel :
- affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre,..)qui déterminera
sa place dans le document
- ranger selon l’ordre prévu par la classification
Section 1 : Les facteurs du choix d’un classement
Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il
convient de mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à
l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
• temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
- définir les critères de classement ;
- classer régulièrement les documents.
• sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
- que tous les documents sont présents ;
- qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ;
- qu’il ne risque pas d’une détérioration.
• coût : le coût du classement se décompose en :
- coût du classement (temps et matériels utilisés) ;
- coût de recherche.
Section 2 : Le but du classement
On classe pour :
- retrouver sûrement et rapidement.
- ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible
de documents.
- Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être
classée et répertoriée.
- Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
- Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité,
poussières..).
- Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
- Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.
Section 3 : Les qualités d’un bon classement
Un bon classement doit permettre :
- de retrouver rapidement l’objet, la pièce recherchée.
- de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou
utilisation.
- d’avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne
manque.
- son développement autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des
objets ou des pièces à classer.
Enfin, tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie
avec la nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à
classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traité dans le chapitre
suivant les différents ordres de classement.
CHAPITRE II : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT
Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce
que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui
recherchent une information ne portent pas toujours de même données.
On distingue alors :
- les ordres fondamentaux :
• classement alphabétique
• classement numérique
• classement thématique
- les ordres dérivés :
• classement décimal
• classement chronologique
• classement géographique
• classement alphanumérique
Section 1 : Les ordres fondamentaux
Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il
est nécessaire de définir les mots suivants :
- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.
- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot
directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.
A – Classement alphabétique :
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des
lettres dans l’alphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations
comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou
chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre
le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.
Ainsi, pour déterminer les mots directeur dans une rubrique complexe,
nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association
Française de NORmalisation).
A-1 Etude de la norme :
1er cas : la rubrique contient des noms propres
• on classe au premier nom propre :
Exemple :
Etablissement TALEB et compagnie
JEAN frère et compagnie
• les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont
considérées comme faisant partie du nom, sauf les particule ‘de et d’ :
Exemple :
El mansouri sera classé comme Elmansouri
Le besque…………………………….Lebesque
• on classe au prénom s’il est seul ou s’il est relié au nom de famille par un
trait d’union :
Exemple :
Salon de coiffure Mohammed
Hôtel Pierre-andré
• les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés au mot entier :
Exemple :
Restaurant Saint-Laurent
2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques
• on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules :
Exemple :
Les conserveries de Safi
Les minoteries de Casablanca
• les points cardinaux et leurs composés, le mot « centre » sont considérées
comme nom propre, s’il n’en existe pas d’autres et s’ils sont employés sans
complément :
Exemple :
Le garage du centre
La gazette du sud marocain
Société litière de l’ouest du Maroc
• les noms débutant par un article simple ou précédé d’un article contracté
(du, de, des) se classent d’après le nom caractéristique :
Exemple :
Grand garage de la Koutoubia
Hôtel du Rif
Maroquinerai des Ouled Teima
3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires :
On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception
des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les.
On considère comme noms publicitaires :
• les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité :
Exemple :
Imprimerie UNIM
Machine à laver Thermor
• les noms historiques mythologiques et légendaires :
Exemple :
Restaurant Don Quichotte
Hôtel des Mérinides
• les mots pouvant être isolés dans la rubrique. on ne tient pas compte des
articles, ni des propositions ‘à’ :
Exemple :
Journal « l’opinion »
Pâtisserie « A la coupe d’or »
Publication « Pour nous »
• Les mots d’origine autre que marocaine et française :
Exemple :
Café du stade du Foot-Ball
Manufacture de Pull-Over
4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne,
géographique, publicitaire ou assimilés)
• on classe au premier nom commun sauf « société » ou « compagnie »
Exemple :
Les caves marocaines
Comptoir des importations
• toutefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie,
on classe à l’un de ces noms :
Exemple :
Société industrielle et commerciale
Compagnie aéropostale
• Quand un nom commun unique est précédé d’un adjectif qualitatif, on
classe à l’adjectif qualitatif :
Exemple :
Grand soldeur
• Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à
l’adjectif numéral :
Exemple :
Hôtel du Dix-septième siècle
Aux cent mille chaussure
• Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors
considéré comme mot directeur de classement :
Exemple :
Les jeunes du village.
La royale imprimerie
5ème cas : la rubrique est formée d’initiale ou sigle :
• On classe toujours d’après la première lettre :
Exemple :
R.A.M
U.N.E.S.C.O
A-2 Indexage des rubriques :
On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un
classement alphabétique.
Pour indexer correctement il faut :
- d’abord écrire le mot directeur (en majuscule)
- puis les mots suivants
- enfin entre parenthèses, les mots précédents
Exemple :
Rubriques non indexées Rubriques indexées
Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des)
Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel)
La Royale Imprimerie, casa ROYALE imprimerie, casa (la)
A-3 Renvoi :
Lorsqu’il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur , il
est conseillé d’avoir recours à une inscription supplémentaire.
Exemple :
« Groupement des producteurs d’agrumes »
Renvoi à PRODUCTEURS d’agrumes (groupement des)
Ou à ARGUMES (groupement des producteurs d’)
A-4 Avantages et inconvénients du classement alphabétique
1) les avantages :
• simple dans son principe, le classement de noms et de mots n’offre pas de
difficultés.
• rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents.
• extensible à l’infini, il est toujours possible d’insérer de nouvelles
dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossiers
déjà existants.
2) les inconvénients :
• compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations.
• lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots
directeurs de classement peuvent être composés de lettre identiques.
• Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le
déclassement ou l’absence d’un dossier.
• Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier
ou à refaire, dossier à déplacer etc.)
A-5 Utilisations :
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des
noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs,
personnel d’une entreprise, usagers d’électricité ou du téléphone, abonnés à un
service, ou à un journal, élèves des écoles etc.
Exercice d’application :
Soit la série des nouveaux clients, indexez et effectuez le classement alphabétique
des dénominations suivantes :
Magasin de sport aux trois surfeurs
Entreprise de Marina et Fils
La Boutique du Dos
Parfumerie Marie-Hélène
SARL les Briochères de Saint-Jean
La Nouvelle Décoration
Les Artisans du Sud du Maroc
Restaurant’ Cassima’
Restaurant ‘la Table de Sophie’
B- Classement numérique
B-1 Principe
L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite
naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite
naturelle des nombres entiers est illimitée).
Les objet, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs
sont attribués, au moment de leur création.
Le classement numérique nécessite l’emploie d’un répertoire alphabétique.
Ce répertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le
numéro correspondant.
Exemple :
ELMARNASSI dossier 395
ELMOUNTACIR dossier 720
B-2 Utilisations
Il est utilisé :
- dans les bibliothèques.
- dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers.
B-3 Avantages et inconvénients du classement numérique
1) les avantages :
• Extension à l’infini : l’insertion des nouveaux documents ne modifie pas le
rangement des documents déjà classés.
• Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du dossier.
• Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne
disposent pas de répertoire.
2) Les inconvénients :
• nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique.
• Lent : la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire
alphabétique.
• Rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un
document
Exercice d’application :
Présenter le classement numérique des rubriques suivantes :
Date d’entrée Rubrique
6.juin
20 mai
18 mai
8 juin
2 juin
15 juin
2 juin
21 juin
20 mai
15 mai
SARL Grafrois
Aux quatre saisons
Comptoir français de sécurité
Librairie du sud
L’artisan confiseur
Cabinet Dor
La générale de conseils
Boutique Salma
Hôtel de Bretagne
La Marbrerie de vichy
Eléments de correction :
Classement numérique Répertoire alphabétique
1. La Marbrerie de vichy
2. Comptoir français de sécurité
3. Aux quatre saisons
4. Hôtel de Bretagne
5. L’artisan confiseur
6. La générale de conseils
7. SARL Grafrois
8. Librairie du sud
9. Cabinet Dor
10. Boutique Salma
BRETAGNE (hôtel de) 4
COMPTOIR (français de sécurité) 2
CONFISEUR (l’artisan) 5
DOR (cabinet) 9
GENERALE de conseils (la) 6
GRAFOIS (SARL) 7
QUATRE saisons (aux) 3
SALMA (boutique) 10
SUD (librairie du) 8
VICHY (la marbrerie de) 1
C- Classement thématique ou idéologique
C-1 Principe :
Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à
partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet
est divisé en sous-sujets, eux mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
L’analyse des sujets et de sous-sujets sera d’autant plus approfondie que la
variété des documents à classer est importante. Lorsqu’un document comporte
plusieurs « idées », jugées essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois.
Exemple :
Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit
régulièrement de fournisseurs éventuels.
Il divisera la documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir :
appareils ménagers
- appareil de chauffage
- petit appareillage électronique
Ensuite chaque sujet en sous sujet comme suit :
- appareil de chauffage :
• cuisinière à bois
• cuisinière à charbon
• radiateurs à gaz
• radiateur électrique
- appareils ménagers :
• Aspirateurs :
Balai
Boule
Traîneau
• Cuisinière électrique :
2 feux
3 feux
4 feux
C-2 Utilisations :
Ce mode est principalement utilisé :
- dans des bibliothèques
- pour le classement de la documentation
- sous forme simplifié, pour la tenue des dossiers
C-3 Avantages et inconvénients du classement idéologique :
1) les avantages :
• parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation.
• extensible : il est toujours possible de créer de nouveaux groupes ou de
subdiviser ceux qui existent.
• peut se combiner fréquemment avec d’autres ordres de classement.
2) Les inconvénients :
• organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir
le plan de classement
• emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du document prolonge la
recherche.
• nécessite de renvois chaque fois qu’un même document traite de plusieurs
sujets ou d’idées difficiles à analyser.
• ne présente aucune sécurité sauf s’il est combiné avec un classement
numérique.
Exercice d’application :
Indexer et classer dans l’ordre idéologique les rubriques suivantes :
Librairie AL MAARRIF
Éditions maghrébines
Librairie-papeterie ‘ aux belles images’
Grands magasins marocains
Libre-service de l’océan
Librairie internationale
Éditions ‘rencontre’
Grands magasins de Chaouie
Librairie de best-sellers
Eléments de correction
Librairie
- AL MAARRIF
- BELLES IMAGES
- BEST-SELLERS
- INTERNATIONNALE
Editions
- MAGHREBINES
- RENCONTRE
Grands magasins
- CHAOUIE
-MAROCAINS
- OCEANS
Section 2 : les ordres dérivés
A- classement décimal
A-1 Principe :
La classification décimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres
décimaux consécutifs de même ordre, il est toujours possible d’intercaler 9
nombres décimaux consécutifs.
Exemple : voir le plan comptable
1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
A-2 Utilisations
Ce mode est principalement utilisé pour :
- le classement de la documentation
- le classement des comptes dans le plan comptable
A-3 Avantages et inconvénients du classement décimal
1) les avantages :
• parfaitement adapté au classement et à la recherche de la documentation,
• extensible à l’infini.
2) les inconvénients :
• organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir
le plan de classement.
• emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du document prolonge la
recherche.
• nécessité de renvois : chaque fois qu’un même document traite de plusieurs
sujets ou d’idées difficiles à analyser.
• difficulté pour repérer une erreur de classement ou constater l’absence d’un
document.
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